Aarsleff Rail udfører infrastrukturopgaver på det danske tog-net. Som en del af deres proces omkring indrapportering af uregelmæssigheder benytter de en Mobil-App på deres mobiltelefoner. Denne App tager et billede af observationen og sender det til en foruddefineret e-mail adresse sammen med GPS koordinaterne for billedet.

Outlook folderen for denne e-mail-adresse kommer meget hurtigt til at indeholde en stor mængde mails som det tager lang tid at åbne og gemme de enkelte fotos der er med som vedhæftet fil.

PIVOT data har udviklet et program i Microsoft Excel 2010 der på brugerens foranledning tømmer Inboks i Outlook og gemmer alle informationer i en folder på netværket. Samtidig oprettes en liste i Excel der indeholder information om de enkelte mails og link til informationerne.