Samarbejde mellem Office programmerne
Har du tidspunkter foran computeren, hvor du tænker…
Tænk hvis jeg havde en knap i Microsoft Word der kunne indsætte en Excel graf i mit dokument. Det ville spare mange timer for mig!
Jeg indsætter oplysninger om vores konsulenter, fra et Excel ark, 5-10 gange om dagen i vores tilbud og kontrakter. Det må da kunne gøre hurtigere?
Bare jeg kunne få hjælp til at sende disse Excel statistikker ud hver uge. Først skal de PDF’s og så sendes med mail til nogle udvalgte ledere.
Så kan jeg hjælpe dig!
Lignende tanker har mange, der sidder med opgaver, der indeholder processer, der gentages hver dag, uge eller måned. Én af mine kerne kompetencer er at få de forskellige programmer i Microsoft Office pakken til at arbejde sammen.
Nedenfor kan du se nogle få eksempler på hvordan dine daglige arbejdsopgaver kan automatiseres
Sende rapporter med Outlook
Udarbejde rapporter i Excel eller Access og sende dem med Outlook
Indbygget regnefunktion i Word
Indbygge regnefunktioner i Word der benytter Excel som regnemaskine
Powerpoint og Outlook
Opbygge store præsentationer i PowerPoint og samarbejde omkring de enkelte slides ved brug af Outlook
Kan du beskrive det, så kan jeg lave det!
Ofte når jeg sidder sammen med en kunde og foreslår en løsning hvor mere en ét Office program benyttes i processen, siger de: ”Kan man det?”. Når jeg skal afgive et tilbud på en opgave bruger jeg ofte den teknik at sætte mig ved siden af brugere/kunden og betragte hvordan de arbejder. På den måde kan jeg også bedre komme frem til hvilket af Office pakkens programmer der er omdrejningspunktet og hvilke der er ”Hjælpe værktøjer”.
Lad dine data få værdi
Data skal kun indtastes ét sted. Derefter skal data flyde videre til andre systemer der har brug for disse data.
Ferie
Alle medarbejdere indtaster deres planlagte fravær i et system, der er egnet til det. Det kan være ProMark’s portal eller en Exchange public folder.
Derefter flyttes disse data til:
- Microsoft Project. På denne måde afspejler planerne medarbejderens reelle tid.
- Ferieplan i Microsoft Excel så alle kan se hvornår deres kolleger er på arbejde
- Kantineplan, således at planlægning af indkøb og bemanding kan tilpasses antallet af forventede brugere
Nye medarbejdere
HR’s systemer kender ofte alle oplysninger på de nye medarbejdere i god tid før de ankommer til den nye arbejdsplads.
Disse oplysninger kan bruges aktivt i f.eks.:
- Netværket og Active Directory. 2 dage før den nye medarbejder kommer, oprettes konto på netværket og ud fra afdelingen indmeldes medarbejderen i diverse sikkerheds- og mailgrupper
- Kvalitetssystemet. I de fleste kvalitetssystemer skal den enkelte medarbejder læse en række af SOP’er (Standard Operating Procedure) og kvittere for at den er læst. Dette kræver at brugerne er oprettet og at de er opdelt i nogle fag- eller organisations grupper. Dette kan ofte gøres automatisk via data fra HR-systemet.
Hvor jeg før brugte det meste af en dag, på at lave løn og beregne bonus, er det nu begrænset til et par timer.
Carsten PoulsenPris
Opgavens pris afhænger af opgaven du skal have lavet. Klik nedenfor for at se mine priser.
PIVOT data v/Peter Amundsen
Lyngholmvej 20
2720 Vanløse
Ring: +45 50 11 25 02
Skriv: info(at)pivot-data.dk
Send en besked
Microsoft Office består typisk af:
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
I langt de fleste tilfælde bliver disse brugt som selvstændige programmer hvor data flyttes melle programmerne eller genindtastes manuelt. Det er en dårlig måde at bruge sin tid på!
PIVOT data har mange års erfarring med at udvikle løsninger hvor flere af Microsoft Office programmerne samsrbejder for at få den bedste løsning. Samtidig er disse løsninger ofte understøttet af data fra andre kilder som f.eks. netværket hvor der ofte ligger mange oplysning om brugeren eller HR afdelingens databaser.
Kontakt PIVOT data og få en ide om hvor de daglige arbejdsgange kan blive mere effektive ved “samarbejde”. Kontakt PIVOT